Proforma invoice là gì trong xuất nhập khẩu, logistics? Trong bài viết này VPTrans Logistics sẽ làm rõ định nghĩa trên, đồng thời giúp bạn phân biệt rõ giữa proforma invoice và commercial invoice. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
1. Proforma invoice là gì?
Proforma invoice (PI – Hóa đơn chiếu lệ) là một phiên bản hóa đơn thương mại tạm thời của hóa đơn chính thức (Commercial invoice). Nội dung trên hóa đơn chiếu lệ giống với nội dung trên hóa đơn thông thường nhưng nó không thể sử dụng để thanh toán.
2. Hóa đơn chiếu lệ phát hành khi nào?
Trong quá trình giao dịch mua bán, người bán không bị yêu cầu bắt buộc phải phát hành hóa đơn chiếu lệ. Vì vậy, không có quy định về thời điểm phát hành proforma invoice cụ thể.
Mặc dù vậy, để các điều khoản trong giao dịch được rõ ràng và đạt được thỏa thuận của hai bên nhanh chóng, người bán và người mua sẽ lập hóa đơn chiếu lệ trước để tham khảo. Dựa trên đó, có thể chỉnh sửa để các điều kiện trong hợp đồng thuận lợi cho cả hai bên.
3. Khi nào dùng Proforma Invoice?
Trong thực tế, proforma invoice được sử dụng trong những trường hợp dưới đây:
- Khi bên xuất khẩu cần cung cấp cho bên nhập khẩu các chứng từ chứa đầy đủ thông tin về hàng hóa, nhưng hàng hóa vẫn chưa được giao.
- Khi nhà nhập khẩu cần chứng từ xác minh giá trị hàng hóa để hoàn tất thủ tục hải quan nhập khẩu (ở một số quốc gia/khu vực đây là một điều kiện bắt buộc).
- Khi commercial invoice chưa thể phát hành hoặc khi những thông tin cần thiết chưa hoàn thành
- Khi chưa hoàn thiện đủ thông tin cần thiết để phát hành commercial invoice.
- Khi hai bên đã có đầy đủ thông tin về lô hàng, và bên mua đã hài lòng với các điều khoản, hàng hóa đã được đóng gói vào container hoặc đã được vận chuyển, thì bên bán có thể phát hành Hóa đơn Thương mại cho lô hàng đó.
Proforma invoice chỉ là phiên bản tạm thời của hóa đơn thương mại hoặc một dạng báo giá, không có giá trị pháp lý đối với bất kỳ bên nào. Nó chỉ cung cấp thông tin chi tiết về một giao dịch dự kiến, bao gồm sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, số lượng, giá cả, và điều kiện thanh toán và vận chuyển dự kiến.
4. Phân biệt Proforma invoice và Commercial Invoice
Dưới đây là bảng so sánh giữa Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) và Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):
| Hóa đơn chiếu lệ (PI) | Hóa đơn thương mại (CI) | |
| Thời điểm phát hành | Trước khi hàng gửi đi | Sau khi hàng đã được gửi đi, hoặc đã được đóng gói. |
| Tính chất pháp lý | Không có giá trị pháp lý. Có thể thay đổi chỉnh sửa nhiều lần. | Có giá trị pháp lý, Không thể thay đổi. |
| Xác nhận thỏa thuận | Cam kết tạm thời giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu | Xác nhận các giao dịch kinh doanh, ràng buộc các bên |
| Mục đích sử dụng | Báo giá, chứng từ làm các thủ tục hải quan, thông tin bán hàng | Kế toán, thực hiện giao dịch chính thức |
| Sự khác biệt trong nội dung | Nội dung cơ bản giống nhau với CI, có thể chỉnh sửa cho đến khi cả hai bên đồng ý | Nội dung phải cố định, không thể thay đổi sau khi phát hành |
| Gía trị thanh toán | Không thể sử dụng để làm chứng từ thanh toán | Được dùng để làm chứng từ thanh toán giữa người mua và người bán. |
5. Nội dung trên Proforma Invoice
Trên một hóa đơn chiếu lệ sẽ bao gồm những nội dung sau đây:
- Thông tin hóa đơn: số và ngày hóa đơn (date, invoice number)
- Thông tin người bán (Seller): tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tell, fax
- Thông tin người mua (Buyer): tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tel, fax
- Thông tin hàng hóa: tên, đơn giá, số lượng, cách đóng gói, tổng tiền cần thanh toán….
- Payment term: phương thức thanh toán quốc tế theo thỏa thuận
- Thông tin ngân hàng của nhà xuất khẩu
- Port of Loading: Cảng bốc hàng
- Port of Destination: Cảng hàng đến
- ETD/ ETA: ngày giao hàng và ngày dự kiến hàng đến địa điểm đã thỏa thuận.
Như vậy, bài viết trên đã cung cấp đầy đủ thông tin về proforma invoice (hóa đơn chiếu lệ). Hy vọng bài viết đã hữu ích với bạn.
MỌI CHI TIẾT XIN LIÊN HỆ
